организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?
Штатное расписание образец заполнения
Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.
Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.
Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.
Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.
Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.
Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).
Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.
После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
Особый локальный акт – штатное расписание. Это очень важный и обязательный документ.
Внимание, не путать!
У работодателей иногда составляются «похожие» на штатное расписание документы: «Структура и штатная численность» или «Замещение должностей и штатная расстановка». Эти документы не тождественны штатному расписанию, и их наличие не исключает обязанности работодателя вести штатное расписание. Документ «Структура и штатная численность» содержит перечень структурных подразделений по степени значимости для предприятия (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.). Внутри структурных подразделений приводится список должностей в иерархическом порядке с указанием в соответствующей графе количества штатных единиц по каждой должности.
Документ «Замещение должностей и штатная расстановка» – это рабочий вариант штатного расписания. Он составляется на основе штатного расписания, и в него вносятся фамилии и инициалы (или фамилии, имена и отчества) работников напротив каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Форма и содержание штатного расписания
Госкомстат РФ постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму № Т-3.
Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), который вступил в силу с 01.01.2013: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».
Руководствуясь данным положением, теперь работодатели самостоятельно утверждают форму штатного расписания.
Однако на сегодняшний день они, как правило, принимают для себя ту же форму, которую утвердил Госкомстат, при этом порой дополняют ее необходимыми им графами и столбцами.
Приведем «первоисточник».
Именно эту форму обычно берут за основу работодатели при разработке своего варианта.
Указания по заполнению первичной кадровой документации (к постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) содержат рекомендации по оформлению штатного расписания, которые вполне применимы и к тем случаям, когда работодатели усовершенствуют форму штатного расписания:
«При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислениив связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.)указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом ».
При разработке и утверждении своей формы штатного расписания работодатель может дополнить форму новыми необходимыми ему графами и столбцами (например, для включения сведений о премиях, сдельной системе оплаты).
При заполнении формы штатного расписания важно контролировать, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам, не противоречили закону.
Структурные подразделения в штатном расписании
Наименования структурных подразделений пишутся полностью, без сокращений.
В какой последовательности указываются структурные подразделения? Закон не отвечает на этот вопрос, оставляя его на усмотрение работодателей. На практике используются различные подходы:
По степени значимости (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.),
В порядке уменьшения численности структурных подразделений,
В алфавитном порядке.
В некоторых компаниях принимаются инструкции по кадровому делопроизводству, в которых в числе прочих нюансов заполнения кадровой документации определяется и последовательность указания структурных подразделений в штатном расписании.
Если численность работников у работодателя невелика и структурных подразделений просто нет, то графу 1 можно не заполнять. Также на практике в таких случаях могут ставиться прочерки.
Некоторые работодатели не включают в штатное расписание такие структурные подразделения, как филиалы и представительства , ошибочно полагая, что они должны иметь свои отдельные штатные расписания. Это не так.
Штатное расписание должен вести работодатель.
Мы считаем, что филиалы и представительства не должны утверждать свои штатные расписания, поскольку не являются самостоятельными юридическими лицами, самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).
В штатном расписании организации следует отразить всю структуру организации, все ее подразделения, в том числе филиалы и представительства.
Для удобства работы для филиалов и представительств изготавливают копии штатного расписания или выписки из него.
В графе «код» указываются коды структурных подразделений, которые присвоены работодателем. Коды позволяют без труда определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.
Наименование должностей, профессий, специальностей в штатном расписании
Наименование каждой должности (специальности, профессии) указывают полностью, без сокращений.
Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
Должности (специальности, профессии) обычно указываются по старшинству, то есть в иерархическом порядке: руководитель, заместители, специалисты, технические исполнители и т.д.
Если есть должности (специальности, профессии), не состоящие ни в одном структурном подразделении, то их можно оформить как «прочий персонал».
Зарплата работников в штатном расписании
Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.
Согласно ч. 3 ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
Согласно ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, в отношении которого действует региональное соглашение о минимальной заработной плате, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности).
В штатном расписании нельзя устанавливать разные оклады для одинаковых должностей и «вилки» окладов.
Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, поэтому если Вы двум бухгалтерам, работающим по одной должностной инструкции (т.е. с одинаковыми должностными обязанностями), поставите разные оклады, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону.
Некоторые работодатели устанавливают в штатном расписании «вилки» окладов, т.е. в графе, где должен указываться размер оклада, пишут, к примеру, «от 20 000 до 30 000».
Возможности установления «вилок» окладов трудовое законодательство не предусматривает.
Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Согласно ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
Если Вы установите «вилку» оклада в штатном расписании и затем еще и в трудовом договоре работника, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону. Из данной ситуации можно выйти законным путем, установив фиксированный оклад и соответствующие надбавки, премии.
Мы считаем, что штатное расписание должно быть у каждого работодателя обязательно.
Некоторые специалисты утверждают, что штатное расписание – необязательный документ. Мы с ними не согласны. И объясним почему.
В Трудовом кодексе РФ есть статьи, которые говорят нам о необходимости составления работодателем штатного расписания.
Так, согласно ст. 15 ТК РФ «трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы)…»
Согласно ст. 57 ТК РФ «обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
…трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)…»
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, записи в трудовую книжку о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации работника должны производиться в соответствии со штатным расписанием.
Из приведенных норм мы делаем вывод, что трудовое законодательство требует, чтобы у работодателя штатное расписание все-таки было.
Четкое штатное расписание имеет и большую практическую пользу. На основании е го заключаются трудовые договоры, начисляется зарплата, оформляются приказы, решаются кадровые вопросы (прием, перевод, увольнения работников) и т. д.
Имеющаяся судебная практика также подтверждает необходимость штатного расписания. Так, по спорам о законности сокращения численности и штата, о предложении перевода при увольнении в связи с сокращением численности и штата либо по другим основаниям, когда предложение перевода на вакантные должности обязательно, при спорах о зарплате суд всегда запрашивает и изучает штатное расписание работодателя в качестве доказательства по делу.
 | Рекомендуем: Журнал "КАДРОВИК-ПРАКТИК"
+ справочная база, книги, курс и другие ресурсы
Подписчикам ДОСТУПНЫ
: новые и прошлые журналы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству , "Книжная полка" (книги и методички по кадрам), курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и др. Подписка ~ 5 руб./день >> Подпишитесь
легко и быстро >> |
44838
Материалы по теме:
26.02.2020
Момент утверждения нового штатного расписания при сокращении численности и штата работников
Иногда работодатели начинают уведомлять работников о сокращении численности и штата до принятия нового штатного расписания, до издания приказа о сокращении численности и штата. Руководство планирует провести «сокращение», уже составило проект штатного расписания и знает, кого уволить. Поэтому начинает предупреждать работников, предлагать вакансии. Здесь то и может скрываться роковая ошибка.
26.02.2020
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Изменение и дополнение графика отпусков в связи с принятием новых работников
Если уже после утверждения графика отпусков принимаются на работу новые сотрудники, в т.ч. «льготники по отпуску», что делать в дальнейшем? Нужно ли вносить в график отпусков изменения, дополнения? Как?
26.12.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Ознакомление работников с графиком отпусков: когда, как и прочие вопросы
У новичков в кадровом делопроизводстве возникает немало вопросов по ознакомлению работников с графиком отпусков:
· Обязательно ли знакомить с графиком отпусков работников?
· Какова позиция Роструда по этому вопросу?
· В какие сроки нужно знакомить работников с графиком?
· Как правильно знакомить?
· Какое ознакомление будет считаться неправильным?
· Если работника ознакомили с графиком отпусков под роспись, можно ли это считать заблаговременным уведомлением о времени начала отпуска в смысле ст. 123 ТК РФ?
· Гострудинспекция штрафует за неознакомление работников с графиком?
· А если работник откажется расписаться в подтверждение ознакомления с графиком отпусков, например, потому что он с ним не согласится, что тогда делать?
· Сколько времени хранить документы, подтверждающие ознакомление работников с графиком отпусков?
Сегодня мы рассмотрим эти вопросы и приведем образцы документов, которые пригодятся новичкам.
16.12.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Не ознакомили работников с графиком отпусков? Штраф! Как знакомить?
Обязательно знакомить с графиком отпусков работников? Какова позиция Роструда по этому вопросу? Гострудинспекция штрафует за неознакомление? А как правильно знакомить? Рассмотрим эти вопросы.
12.12.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Всё о штатном расписании
Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск о штатном расписании.
11.12.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Какие виды отпусков должны учитываться в графике отпусков, а какие - не должны?
Какие виды отпусков должны учитываться в графике отпусков, а какие - не должны?
05.12.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Одновременное предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам
Можно ли в графике отпусков установить одновременное предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам? В силу специфики нашей деятельности нам удобнее на один летний месяц в году закрываться и всех сотрудников отправлять в отпуск.
02.12.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Об указании месяца вместо дат отпуска в графике отпусков. Мнения юристов и Роструда
Можно ли в графике отпусков указывать не точную дату начала отпуска, а месяц предоставления отпуска? Форму графика мы планируем утвердить на базе формы № Т-7 Госкомстата, но не с датами отпуска, а с месяцами. Будет ли штраф за это в случае проверки Гострудинспекции?
27.11.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Типичная ошибка в графике отпусков, связанная со «льготниками»
В организациях нередко трудятся работники, имеющие право на предоставление отпуска в удобное для них время.
| Рекомендуем: Журнал "КАДРОВИК-ПРАКТИК" + справочная база, книги, курс и другие ресурсы | ||
|
 | ПодписчикамДОСТУПНЫ :
|
05.11.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → График отпусков: включение отпусков за прошлые периоды в график
Как правильно отразить в графике отпусков на будущий год неотгулянные своевременно ежегодные отпуска за прошлые периоды?
31.10.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Всё о графике отпусков
Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о графике отпусков. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе!
29.10.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Срок для начала разработки графика отпусков
Есть ли законодательно установленный срок для начала разработки графика отпусков?
09.10.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Переутверждение формы расчетного листка
На предприятии есть утвержденная форма расчетного листка. Ее решили переутвердить (нашли мелкие недочеты). Есть ли какие-то особенности в процедуре переутверждения формы расчетного листка? Или может не переутверждать, а просто поправить ошибки в бухгалтерской программе?
20.06.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Проверьте, не получил ли кто из работников инвалидность, и поправьте график отпусков
Если работник получил инвалидность, то он получил и право на удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск – 30 дней вместо традиционных 28 дней. В графике отпусков, принятом до появления инвалидности, наверняка работнику предусмотрен отпуск 28 дней. При проверках Гострудинспекция обязательно проверяет этот момент по инвалидам.
30.05.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Условие об испытании в Правилах внутреннего трудового распорядка
Можно ли в Правилах внутреннего трудового распорядка указать условие, что всем работникам при приеме на работу устанавливается испытательный срок?
28.05.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Штатное расписание: актуальные вопросы практики
Как утверждать штатное расписание, нужно ли знакомить с ним работников, как и с какой периодичностью его нужно изменять, как вносить изменения в штатное расписание? Эти и многие другие вопросы постоянно возникают у работодателей и четкого ответа зачастую найти невозможно. Поскольку нормативно все эти вопросы никак не регламентируются, возможны только рекомендации по их решению.
22.05.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → "Переутверждение" локальных нормативных актов
У нас в организации сменился директор. Получается, нам надо все локальные акты переутверждать? Ведь на нынешних значится уволенный директор.
25.03.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → "Плавающий" перерыв на обед
Можно ли в ПВТР установить только продолжительность обеденного перерыва без конкретного времени его предоставления? Перерыв будем предоставлять в зависимости от "наплыва" клиентов.
05.03.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Правила внутреннего трудового распорядка обязательны для всех, кроме...
Обязательно ли должен присутствовать на предприятии такой нормативный акт, как Правила внутреннего трудового распорядка? Относится ли это и к индивидуальным предпринимателям, имеющим магазины?
07.02.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Нюанс, который нужно учесть при принятии новой редакции старого ЛНА
Если в результате принятия работодателем новой редакции старого локального нормативного акта потребуется вносить изменения в трудовые договоры с работниками, то нужно иметь для этого достаточный запас времени.
16.01.2019
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Срок предупреждения на локальном уровне
В действующих правилах внутреннего трудового распорядка нашей организации установлены повышенные гарантии работникам при увольнении. В частности, определен срок предупреждения работника о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия 3 рабочих дня (за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника). Одного из работников мы не предупредили об увольнении вовремя, но при этом уложились в "законный" срок в 3 календарных дня. Можно увольнять?
27.12.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Исключение из штатного расписания должности «декретницы»
У нас проводится сокращение численности и штата. Одна работница, должность которой сокращается, находится в декрете (в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет). Можно ли уведомить ее сейчас о том, что мы исключили ее должность из штатного расписания и она будет уволена «по сокращению» в первый ее рабочий день после исполнения ребенку 3 лет и выхода ее на работу?
27.12.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Ошибки в локальных нормативных актах, приводящие к штрафу
В одном из номеров нашего журнала мы с Вами начали рассматривать тему об ошибках в локальных нормативных актах работодателя в статье «За какие ошибки в ПВТР чаще штрафует ГИТ? Анализ современной практики». Сегодня поговорим об иных ЛНА, не затрагивая уже правила внутреннего трудового распорядка.
27.12.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Исключение вакантной должности из штатного расписания
Если у нас человек уволился, можем ли мы на следующий же день после его увольнения исключить его должность (единицу) из штатного расписания и сразу утвердить новое штатное расписание без этой должности (единицы) или надо за 2 месяца всё это делать?
25.12.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Ознакомление работников с локальными нормативными актами на 2019 г.
Принимаем несколько новых локальных нормативных актов, которые начнут действовать в 2019 году. Как правильно ознакамливать работников с этими документами, в каком порядке?
17.12.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, если в трудовом договоре об этом ни слова?
С работником подписан трудовой договор. Работник ознакомлен под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, однако в трудовом договоре не указано, что работник обязан их соблюдать. Можно ли в этом случае объявить работнику замечание или выговор за нарушение правил внутреннего трудового распорядка?
28.11.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Полный список льготников, пожелания которых учитывают при составлении графика отпусков
Дайте, пожалуйста, самый полный список льгот работников, которые надо учесть при составлении графика отпусков на новый год. Обязан ли работодатель перед составлением графика отпусков сам письменно спрашивать у работников о том, есть ли у них льгота на время предоставления отпуска и если есть, то на какое время они хотят отпуск? Или работодатель просто ждет, не поступят ли какие-нибудь пожелания от работников-льготников и если таковые не поступили, то может спокойно утвердить график?
28.11.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Включение в график отпусков работников, трудящихся по срочному трудовому договору
Нужно ли включать в график отпусков работников, с которыми трудовой договор заключен менее чем на год (принятые для замены временно отсутствующего работника, сезонники и пр.). Есть среди таких и льготники, их спрашивать об отпуске, ставить им отпуск в график или просто потом компенсацию при увольнении выплатить?
28.11.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Изменение графика отпусков после его утверждения
«Если льготники сообщат о своем желаемом времени отпуска после утверждения графика, что делать?»
28.11.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Включение в график отпусков «сокращаемых» работников
Проводится процедура сокращения штата. Часть работников будет сокращена (уволена "по сокращению" 31 января 2019 г.), остальные – 28 февраля 2019. Т.е. в 2 волны. Вопросы следующие.
1) Штатное расписание у нас вступает в силу с 1 января 2019 г. Этих работников там уже нет, а работать до даты увольнения они будут. Это законно?
2) Нужно ли их включать в график отпусков на 2019 г.? Отпуска им в 2019 г. предоставлять не планируется.
20.09.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю
Любой образец правил внутреннего трудового распорядка, который берется за основу, нужно тщательно вычитывать и редактировать. Либо составлять правила с нуля конкретно под свою организацию, строго следуя трудовому законодательству.
Некоторые сомневаются, что стоит так усердствовать, просто переписывают в документ отдельные статьи Трудового кодекса РФ (о приеме на работу, увольнении, правах и обязанностях сторон) и полагают, что правила внутреннего трудового распорядка нужны только для того, чтобы их показать сотрудникам Гострудинспекции при проверке. Но ведь правила внутреннего трудового распорядка могут иметь огромное значение и непосредственно для самого работодателя.
Трудовое законодательство у нас несовершенно, не все нужные вопросы в нем отрегулированы. А в правилах внутреннего трудового распорядка можно их прописать.
Какие условия предписывает включать в правила внутреннего трудового распорядка Трудовой кодекс РФ? Какие вопросы работодатель может отрегулировать в правилах внутреннего трудового распорядка с учетом специфики своей компании и своих взглядов на эффективное управление персоналом? Какой может быть план правил внутреннего трудового распорядка?
15.08.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание
Вносим изменения в штатное расписание. Кого нужно ознакомить с приказом о внесении изменений в штатное расписание?
04.06.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Опасные ошибки в Правилах внутреннего трудового распорядка
К сожалению, нередко мы наблюдаем, что, стремясь исполнить предписание закона об обязательном наличии у работодателя правил внутреннего трудового распорядка, работники, которым поручено ведение кадровой работы, скачивают из Интернета образец правил, бегло его просматривают, решают, что «сойдет», и утверждают для своей компании. Такой подход чреват неприятностями.
Обязательно ли у работодателя должно быть разработано и принято положение о хранении и использовании персональных данных работников?
05.02.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Это безобидное условие в локальных нормативных актах может грозить работодателю штрафом
Можно ли установить в локальном нормативном акте работодателя правило, согласно которому в случае разделения основного ежегодного оплачиваемого отпуска на части дополнительный отпуск «за вредность» присоединяется ко второй части ежегодного основного оплачиваемого отпуска?
30.01.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → В правилах внутреннего трудового распорядка не перечислены праздники - это ошибка? Мнение ГИТ
Выходные дни должны предусматриваться в правилах внутреннего трудового распорядка. А нужно ли в этом документе или каких-то иных документах работодателя закреплять перечень нерабочих праздничных дней? Если работодатель не укажет в правилах внутреннего трудового распорядка нерабочие праздничные дни, сможет ли Гострудинспекция его за это наказать? Оказывается, да...
08.01.2018
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Случаи, в которых должностная инструкция обязательна. Разъяснение Роструда
Является ли должностная инструкция обязательным документом для разработки и утверждения работодателем? В каких случаях? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г. - https: // www. rostrud. ru/ rostrud/ deyatelnost/?ID=591450
21.11.2017
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Предоставление основного отпуска отдельно от дополнительного
Работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней и ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день в количестве 7 календарных дней. Можно ли основной и дополнительный отпуска запланировать на разные периоды?
Суды не вправе отменять локальные нормативные акты работодателей, даже если считают их незаконными
Недавно Верховный суд РФ принял решение, в котором ответил, что суды не вправе отменять локальные нормативные акты работодателей, даже если считают их незаконными
13.08.2017
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Не забывайте знакомить работников, вышедших из отпусков и с больничных, с этими документами
Недавно очередной раз столкнулись с такой заурядной ошибкой в одной организации, которая и штрафом серьезным грозит в случае проверки Гострудинспекции, и работодателя подводит, когда надо наказать работника. А ведь так легко ее не допускать - просто нужно всё упомнить)))
30.07.2017
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Не ознакомили работников с графиком отпусков? Штраф! Позиция ГИТ
Среди специалистов по кадровому делопроизводству нередки споры о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков. Споры спорами, но Вы должны знать, что инспектор ГИТ при проверке может оштрафовать работодателя, если работники не ознакомлены с графиком отпусков, потому что по его мнению знакомить с этим документом обязательно. Инспектор может быть уверен, что график отпусков является локальным нормативным актом, а значит работодатель обязан с ним знакомить работника (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
25.10.2016
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Приказ об утверждении штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом или просто подписью директора и словом "Утверждаю"?
13.03.2015
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ: → Штатное расписание: форма и содержание
Особый локальный акт – штатное расписание. Это очень важный и обязательный документ.
Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным. Чтобы прояснить ситуацию, стоит более подробно остановиться на некоторых вопросах.
Для чего вообще нужно штатное расписание?
Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.
С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.
Штатное расписание является обязательным документом?
Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием. Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.
Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.
Периодичность составления штатного расписания
Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).
Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?
Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.
Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).
Сколько хранится штатное расписание?
Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.
Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров
В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.
При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.
Штатное расписание работников: правила составления
Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.
«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.
- Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
- Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
- Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
- Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
- Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
- Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
- Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
- Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.
После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.
Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.
Изменение штатного расписания
Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.
Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:
- разработать и утвердить новое штатное расписание;
- внести изменения в действующее штатное расписание.
В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.
Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.
В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).
Сокращение штата: когда внести изменения?
Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).
Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников. Если же обстоятельства, по которым было принято решение о сокращении, устранены, работодатель вправе снова изменить штатное расписание в сторону увеличения численности работников.
Изменение унифицированной формы Т-3
Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов. Изменения могут касаться расширения или сужения граф, добавления строк или вкладных листков. Необходимые правки могут вноситься при изготовлении бланков на основе унифицированной формы.
Штатное расписание – важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее.
Основная ценность этого документа состоит в том, что он является удобным инструментом не только учета, но и управления структурой персонала предприятия, так как на основании содержащейся в нем информации очень удобно проводить анализ показателей, характеризующих эффективность труда, а также разрабатывать пути оптимизации использования трудовых ресурсов.
Штатное расписание – это унифицированный документ по учету персонала организации, содержащий данные о его:
- Кадровой структуре.
- Должностном составе.
- Численности сотрудников,.
- Утвержденных окладах и надбавках.
- Прочую необходимую информацию.
Его форма утверждена в 2004 году и содержится в Альбоме унифицированных форм документов, однако может составляться произвольным образом, при условии сохранения в составе обязательных реквизитов.
Наряду с обязательными реквизитами, содержащимися во всех унифицированных формах кадровых документов, в штатное расписание должны быть включены следующие показатели:
- Наименование и код структурного подразделения.
- Должность.
- Количество штатных единиц.
- Оклад и причитающиеся надбавки.
- Итоговая сумма оплаты труда.
- Примечание.
Штатное расписание может быть составлено в двух вариантах: текущем (на основании существующих данных) и плановом.
Функции штатного расписания
Штатное расписание содержит свод важнейшей информации о персонале, как по всей организации, так и по ее структурным и штатным единицам. Таким образом, наряду с выполнением задач кадрового учета, оно обеспечивает информативную базу для эффективной работы в области управления кадрами. Полнота и детализация данных, представленных в этом документе, служит основанием для разработки и принятия управленческих решений на всех уровнях.
В качестве основных функций штатного расписания можно выделить несколько. Штатное расписание:
- Демонстрирует действующую на предприятии организационную структуру.
- Является одним из важнейших источников информации для анализа существующей кадровой структуры.
- Содержит данные о численности персонала в целом по предприятию и в разрезе подразделений и должностей.
- Предоставляет срез информации об оплате труда.
- Отражает текущие потребности в размещении вакансий.
Штатное расписание на предприятии может составляться любым сотрудником, на которого руководство возложило данную функцию. Назначение работника, ответственного за выполнение данной функции, устанавливается приказом по организации. Аналогичным образом закрепляется и сама форма штатного расписания, при этом в приказе (распоряжении) руководителя предприятия о его утверждении в обязательном порядке указываются все входящие в его состав реквизиты.
Штатное расписание составляется без уточнения фамилий и других индивидуальных признаков сотрудников, работающих на предприятии, и содержит информацию об организационной структуре с указанием их должностей, а также наименований структурных подразделений.
Каких либо требований в отношении срока, на протяжении которого может действовать штатное расписание, в законодательных актах Российской Федерации не установлено. Это означает, что каждая организация вправе самостоятельно определять периодичность его утверждения исходя из специфики своей деятельности.
Кроме законодательных актов нашей страны, которые призваны регулировать трудовую сферу, в каждой компании есть внутренние нормативные акты.
Некоторые из них обязательны, другие разрабатываются исходя из потребностей организации.
Это могут быть:
- инструкция по охране труда;
- должностная инструкция;
- правила трудового распорядка;
- и др.
Эти документы отличают от других актов несколько определенных правил:
- они утверждаются руководителем компании;
- их действие распространяется только на работников предприятия;
- их содержание не должно противоречить закону, ухудшая положение служащих;
- их действие длится определенное время.
Штатное расписание - один из таких внутренних документов компании.
Законодательство
Понятие «штатное расписание» можно встретить лишь во второй части 57 статьи Уголовного кодекса Российской Федерации.
Речь там идет об обязательных пунктах . А также в ней параллельно расшифровывается ряд понятий, таких, как должность, специальность и квалификация.
Согласно этой статье штатное расписание - это «организационно-распорядительный документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации, а также указывается фонд заработной платы.
Оно составляется по установленной Госкомстатом России форме и включает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде .
По законодательству, если в договоре, заключенном сотрудником с работодателем, упоминается лишь должность или специальность, то штатное расписание - обязательный документ, который должен быть составлен по всем правилам.
Если же в договоре предусмотрено полное описание рабочих обязанностей нанимаемого человека, то расписание оформлять необязательно.
Согласно статье закона этот документ не является необходимым для ИП, он предусмотрен только для организаций.
Но по факту, при проверке федеральная инспекция оштрафует такого работодателя за нарушение Трудового Кодекса (50 тыс. руб.).
Понятие
Штатное расписание - это внутренний документ предприятия, который отражает его структуру, с обязательным перечнем профессий, должностей, специальностей, а также общую численность сотрудников, размер их заработной платы и ее составляющих.
Единого мнения насчет того, нужно или нет штатное расписание на предприятии, не существует.
Неоспоримый факт - грамотно составленный документ может помочь компании выиграть в суде спор, например, с сокращенным по штату бывшим сотрудником или избежать штрафов от проверяющих органов.
Данные, содержащиеся в документе:
- перечень всех структурных подразделений компании, согласно иерархии;
- сведения о численности всех штатных единиц предприятия;
- размер заработной платы, начисляемой для каждой должности;
- перечень всех должностей;
- перечисление с порядком их начисления.
Для составления штатного расписания у организации должна быть уже сформировавшаяся и устоявшаяся структура.
Именно в соответствии с ней в документе указываются все должности и штатные единицы.
Для чего нужно?
Привольно составленное штатное расписание помогает оперативно и эффективно решать ряд задач, а именно:
- помогает руководителю и сотрудникам иметь четкое представление о структуре предприятия со всеми его подразделениями;
- зафиксировать количество всего персонала компании;
- проводить анализ и контроль количественной и качественной характеристик служащих;
- контролировать и отслеживать систему оплаты труда в организации, а также размеры надбавок;
- правильно составить трудовой договор;
- при появлении вакансий, упрощает подбор работников.
Кроме текущих задач, штатное расписание поможет работодателю:
- выиграть суд с бывшим сотрудником из-за сокращения;
- объяснить .
При проверке компании налоговыми органами или Фондом социального страхования этот документ тоже необходим.
Хотя его наличие и не считается обязательным, ревизоры его потребуют в любом случае, чтобы проверить правильность различных денежных начислений.
Кто составляет?
Закон не упоминает о том, кто должен составлять штатное расписание.
Это может быть:
- руководство предприятия;
- специально созданная группа ответственных лиц;
- сотрудники отдела кадров;
- сотрудники юридического отдела;
- сотрудники экономического отдела;
- сотрудники отдела заработной платы и организации труда.
Надо отметить, что хоть один экономист должен в обязательном порядке участвовать в заполнении документа.
Как заполнять и составлять штатное расписание в 2016 году?
Как правильно разработать и составить штатное расписание?
Для этого необходимо знать несколько правил его заполнения, использую официальную форму.
Форма и разделы
Для штатного расписания используется Унифицированная форма №Т-3.
Она утверждена Постановление Госкомстата РФ в 2004 году о первичных документах по учету труда. Использовать именно эту форму необязательно, но она рекомендована.
Разделы документа:
- Официальное название организации.
- Код подразделения.
- Должность согласно Общероссийскому классификатору профессий и Квалификационному справочнику руководителей и специалистов.
- Число штатных единиц организации.
- Тарифная ставка.
- Надбавки
- Общая сумма заработной платы, включая надбавки.
- Примечания.
Пошаговый алгоритм заполнения
Алгоритм заполнения штатного расписания выглядит следующим образом:
- Заполняется название компании согласно учредительным документам. Если предприятие имеет полное и сокращенное название, то можно выбрать любой вариант. Но во избежание спорных ситуаций, желательно закрепить выбранный вариант в любой инструкции по заполнению реквизитов компании.
- Заполняется номер и дата документа. Следует иметь в виду, что штатное расписание может не сразу вступить в силу, поэтому дата ставится соответствующая. Например, если документ вступит в силу 1 января 2018 года, то это число и указывается.
- Заполняется наименование структурного подразделения компании. В коммерческих организациях оно может быть любым, но не иностранного происхождения. Для госпредприятий соблюдение нормативов обязательно. Потому что некоторые подразделения используются, как показатель для начисления льгот при выходе на пенсию (медицинские работники, сотрудники сферы образования, работники вредных производств).
- Заполняется код подразделения согласно иерархии компании. Например, департамент - 01, управление - 01.01, отдел - 01.01.01, группа - 01.01.01.01.
- Заполняется графа «должность». Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. При этом для наименования разряда, специальности, категории работников используется Общероссийской классификатор профессий и Квалификационный справочник руководителей и специалистов. Сначала заполняются должности руководителей подразделений, потом их заместителей, затем специалистов и рядовых сотрудников.
- Заполняется число штатных единиц. Следует помнить, что имеется в виду не фактическое число сотрудников предприятия, а необходимое. Поэтому данные этой колонки могут быть долевыми (за шаг принимается значение 0,25). Для коммерческих организаций каждое значение выбирается исходя из их потребностей. Для бюджетных предприятий количество штатных рассчитывается определенным образом.
- Заполняется колонка «тарифная ставка». Ее значение не может быть ниже минимальной оплаты труда. Нельзя заполнять эту колонку, например, 10-15 000 рублей. Нужно указать конкретный оклад в рублях. Если он меняется в зависимости от определенных условий, то для отражения этого используются следующие колонки формы.
- Заполняются следующие 3 графы «надбавки» в зависимости от норм, прописанных законодательством, схемы премирования на конкретном предприятии, режима работ или наличия вредных условий труда, допускается указание сумм в рублях или процентах.
- Заполняется общая заработная плата , полученная путем суммирования значений колонок 5,6,7,8.
- Заполняются примечания , если они есть.
- Заполняются графы «итого» . Это делается путем суммирования значений формы по вертикали (штатных единиц, окладов, надбавок и фонда заработной платы).
Образец заполнения (пример) формы Т-3 в 2016 году:
В приведенном примере оно заполнено для ООО «НЕКСТ».
Исходя из номера документа (№5) - это 5-е утвержденное штатное расписание в организации. Дата заполнения и утверждения совпадают - это 23 декабря 2015 года. А момент вступления штатного расписания в силу наступил только 1 января 2016 года, что указано отдельно.
Согласно документу, ООО «НЕКСТ» имеет только 3 структурных подразделения:
- Администрацию (01). Подразделение включает в себя следующие должности: генеральный директор, коммерческий директор, заместитель генерального директора по АХЧ, секретарь-референт.
- Бухгалтерию (02). Подразделение включает в себя следующие должности: главный бухгалтер, ведущий бухгалтер, бухгалтер-кассир.
- Отдел логистики (03). Подразделение состоит из начальника отдела и логиста.
В графе №5 указаны оклады всех должностей. В колонках 6 и 7 надбавки «за интенсивность работы» и «премии молодым специалистам».
В графе №9 суммируются значения колонок 5,6,7 (графа №8 не заполнена).
В графе «итого» число штатных единиц - 10, общий оклад равен 376 000 рублей, а общий фонд заработной платы на предприятии - 477650 рублей.
Утверждение
Штатное расписание утверждается специальным приказом, что обязательно указывается (в итоговой графе документа).
Скачать образец можно здесь:
Текст приказа может быть следующим: «Утвердить штатное расписание от 15 июля 2016 года № 15 с численным составом в количестве 10 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 250 000 рублей».
Подписи и печати
Штатное расписание обязательно подписывается руководителем компании и главным бухгалтером.
Если документ состоит из нескольких листов, допускается подписывать каждый лист в специально предусмотренных для этого полях. Это может понадобиться, например, в организации, где сначала утверждают документ в филиалах, а затем в головном офисе.
Ставить печать на утвержденном расписании можно, но это необязательно.
Действует документ, как правило, 1 год.
Изменения в него вносят следующим образом:
- составляют новое штатное расписание;
- вносят поправки в уже утвержденный документ, делая пометку в нем согласно новому приказу.
Сроки хранения
Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, сроки хранения штатного расписания определяются следующим образом:
- по месту утверждения и разработки - постоянно;
- в другой организации - 3 года;
- штатно-списочный состав сотрудников - 75 лет.
Могут ли подрядчики работать по штатному расписанию?
Штатное расписание распространяется только на тех сотрудников, которые работают по трудовому договору.
Работники по договору подряда не включаются в штатное расписание, потому что их отношения с работодателем регулируются Гражданским Кодексом РФ, в котором нет упоминаний об этом документе.
Подводя итоги, можно сказать, что штатное расписание не обязательный, но необходимый документ для систематизации кадровой информации в компании и для ее эффективной деятельности, не говоря уже о том, что его наличие - гарантия успешного прохождения любых ревизий.
