Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур - это документ, который обязаны вести все организации, действующие в интересах третьих лиц от своего имени. В их число входят агенты, помогающие в приобретении и реализацаии товаров и услуг, застройщики, экспедиторы и комиссионеры. Такие посредники могут быть плательщиками НДС или просто налоговыми агентами, от этого их обязанность не зависит. По итогам каждого квартала документ должен быть сдан в ФНС. Как это сделать правильно - в статье.
Кто обязан вести журнал учета
С 1 января 2015 года все предприниматели и организации-посредники приобрели обязанность вести и сдавать их в налоговые органы (Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ и Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ ).
Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица. Кроме того, в эту категорию включены лица, которые оказывают услуги по договорам транспортной экспедиции, а также застройщики. Признаки таких лиц приведены в пункте 1 статьи 990 ГК РФ и пункте 1 статьи 1005 ГК РФ .
Форма журнала учета счетов-фактур
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утвержден журнал учета счетов фактур 2019: кто сдает и когда — также сказано в постановлении. В 2019 году эту форму должны заполнять посредники только в тех отчетных кварталах, когда были выставлены или получены счета-фактуры. Регистрировать в нем необходимо все входящие и исходящие счета.
Вести журнал учета выданных счетов фактур можно как в бумажном, так и в электронном виде, постановление кабмина не ограничивает организации в этом вопросе. Но сдавать документ в ФНС разрешается исключительно в электронном формате. В связи с этим посредникам удобнее вести его на компьютере. Формат электронного документа утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/ . К тому же даже те категории агентов, которые имеют возможность этого не делать и вправе вести учетный журнал в бумажном варианте, должны будут отобразить все данные в налоговой декларации по НДС. В этом случае данные в отчет все равно придется разносить вручную, тогда как просто загрузить готовый xml-файл в систему гораздо проще.
Заполняется реестр поквартально и состоит из двух частей.
Образец заполнения журнала учета счетов-фактур
При оформлении реестра следует учесть, какие коды видов операций указывать. Это очень важно, потому что налоговики, проводя перекрестные проверки отчетности поставщиков и покупателей, участвующих в посреднической сделке, в первую очередь обращают внимание на соответствие этих реквизитов. Найти коды видов операций можно в приложении к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/ , который вступил в силу 01 июня 2016 года. С этой даты в учетном журнале счетов-фактур необходимо указывать новые коды по НДС. Всего таких кодов 24 кода, они приведены в таблице. До этого их было всего 13, поэтому ошибиться стало проще и внимания требуется больше.
Коды видов операций по НДС
Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/ — перечень можно скачать в конце статьи. В целом нужно отметить, что в журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда ему нужно зарегистрировать перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использвания в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118-20, 27-30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.
Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, отразить счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, нужно дважды:
- в книге продаж комитента (принципала);
- в части 2 журнала посредника.
В этом случае используется КВО — 01.
Заполненный журнал учета счетов-фактур
В «шапке» должно быть наименование налогоплательщика, его ИНН и КПП, а также период, за который будет заполнен реестр. Если в отчетном периоде нет документов, то титульная часть все равно заполняется и направляется в ФНС без табличной части.
Часть 1 “Выставленные счета-фактуры”
Часть 2 "Полученные счета-фактуры"
Заполненный журнал учета счетов-фактур должен быть заверен не позднее 20-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.
Сроки сдачи и хранения журнала учета
Статьей 174 НК РФ предусмотрено, что все посреднические организации и физлица, освобожденные от уплаты НДС, которые не являются налоговыми агентами, обязаны сдавать реестр счетов-фактур в орган ФНС по месту осуществления деятельности не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Вот как выглядят эти сроки:
- За IV квартал 2019 года — до 20 января 2019 (20.01.2019 — воскресенье, срок переносится на 21.01.2019);
- За I квартал 2019 года — до 20 апреля (суббота, перенос на 22.04.2019);
- За II квартал 2019 года — до 20 июля (суббота, перенос на 22.07.2019);
- За III квартал 2019 года — до 20 октября (воскресенье, перенос на 21.10.2019);
В отношении сроков сдачи реестра счетов-фактур действует общее правило, закрепленное в
Журнал учета выданных счетов-фактур 2019 заполняют комиссионеры и агенты. Это посредники, действующие от своего имени вместо других людей. Заполняется журнал каждый раз, когда появляется новый документ, требующий учета.
Какие счета-фактуры требуют регистрации? Перечислим:
- выставленные посредниками от их имени покупателю, заинтересованному в приобретении их товаров или услуг;
- выставленные заказчиками покупателю за услуги, реализованные посредником;
- выставленные заказчику посредником за приобретенные для него услуги или товары;
- выставленные продавцом заказчику за приобретенные у него с помощью посредника услуги, товары и права.
Платежные документы, которые должен оплатить заказчик, чтобы заплатить посреднику за работу, нигде не регистрируются, кроме налоговой декларации, по которой потом можно будет отследить этот платеж. Каждый квартал заполняется журнал учета счетов-фактур 2019. Кто сдает — . Срок сдачи в ИФНС — до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Документ можно вести двумя способами: в бумажном или электронном виде. Но сдается он только в электронной форме. Указание на это имеется в п. 5.2 ст. 174 НК РФ. Заполнение происходит в хронологическом порядке. Ошибки недопустимы.
В первой части документа заполняются следующие графы:
- Номер записи.
- Дата выписки.
- Код операции.
- Номер и дата счета.
- Номер и дата исправления.
- Номер и дата счета, если он корректировочный.
- Номер и дата его исправления.
- ИНН/КПП покупателя.
- Наименование и ИНН/КПП продавца.
- Номер и дата счета (указывается из четвертой графы).
- Наименование валюты, ее код.
- Стоимость услуг или товаров. НДС.
- Разница в стоимости по корректировочному счету в случае уменьшения.
- В случае увеличения.
- При увеличении.
При этом, если покупателей было несколько, допустимо указать их через точку с запятой, если счет был выставлен один на всех. Если каждый заказчик или покупатель спровоцировал появление новой фактуры, начинать следует с самого начала.
Во второй части журнала указывают:
- Номер записи.
- Дата получения.
- Код способа выставления.
- Код вида операции.
- Номер счета.
- Дата его составления.
- Номер счета, если он корректировочный.
- Его дата.
- Номер исправления.
- Его дата.
- Наименование продавца. Его ИНН/КПП.
- Наименование и код валюты.
- Стоимость товаров или работ.
- В том числе НДС.
- Разница в стоимости в случае уменьшения. В случае увеличения.
- Разница в НДС в таком же случае при уменьшении.
- При увеличении.
Заполнять документ нужно максимально аккуратно — за ошибку посредника могут оштрафовать.
Представлять в ИФНС журнал учета счетов-фактур обязаны только организации-посредники. Исключение —достигнута договоренность между контрагентами о невыставлении счетов-фактур.
В октябре 2016 года Минфин России в письме от 31.10.16 № 03-11-11/63683 дал разъяснение по следующему вопросу. Продавец и агент, применяющий УСН, условились, что не будут выставлять счета-фактуры. При этом агент покупает товары для физлица-принципала. Получается, что последнему счета-фактуры также не выставляются. Не нарушит ли агент закон, если не будет ни вести, ни сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур относительно данных коммерческих операций?
Минфин РФ пояснил, что это не будет засчитано как нарушение. Когда покупатель не платит НДС, то может вместе с продавцом подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур. Получается, раз счета-фактуры не выставляются, агент не обязан вести журнал учета счетов-фактур относительно процедур покупки товаров для данного принципала.
Когда надо заполнять журнал полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал регистрации счетов-фактур посредник должен вести в тех кварталах, когда он выставлял или получал счета-фактуры.
Когда сдавать журнал в 2019 году
Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!
Попробовать
В каком виде оформлять журнал
«Хет-бет» зарегистрировал полученный сводный счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур .
Коррекция после сдачи
У посредников — неплательщиков НДС может возникнуть вопрос: если организация сдала журнал и потом нашла там ошибки, то должна ли она представить в ИФНС исправленный журнал учета счетов-фактур? Ответ здесь следующий: в законе не прописано, что нужно сдавать откорректированный журнал в ИФНС. Однако лучше это сделать. Чтобы внести правки в документ, аннулируйте некорректный счет-фактуру. Это значит, отразите со знаком «-» стоимость товаров и сумму налога. Корректный счет-фактуру зарегистрируйте со знаком «+».
К примеру, посредник приобрел товары для заказчика. В бухгалтерии посредника увидели, что в журнале учета за II квартал введены неправильные реквизиты счета-фактуры, полученного от продавца. Указано: № 9769 от 9 марта 2017 г. Должно быть: № 3131 от 18 февраля 2017 г. При этом журнал уже в инспекции. Тогда бухгалтер в части 1 журнала аннулировал некорректную запись и суммовые показатели указал со знаком «-». В следующую строку ввел то же самое, что и в аннулированной строке, и скорректировал графу 12, указав правильный номер счета-фактуры. Показатели стоимости — указал со знаком «+».
В части 2 журнала аннулировал неверную запись и отразил суммовые показатели со знаком «-». В следующей строке указал то же самое, что и в аннулированной, но скорректировал графу 4, где исправил номер счета-фактуры. Показатели стоимости указал со знаком «+».
Для многих лиц, которые имеют дело с НДС, и 2017 году продолжает оставаться одним из основных отчетных регистров. Наш обзор сориентирует по кругу тех, кто обязан его вести, и срокам отправки за 2016-й и на 2017 год.
Учет – по старым правилам
Обязанность вести такой регистр, как журнал учета полученных и выставленных счетов фактур , прописана в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса. В 2016 году и на 2017 год никаких изменений в него кабинет министров не вносил.
Сам бланк этого журнала утвержден постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. С нашего сайта его можно .
Это же самое постановление содержит правила внесения информации о счетах-фактурах в рассматриваемый регистр. Сокращенно его принято называть – журнал учета счетов-фактур .
Этот документ ведут поквартально. По сути, сам по себе он состоит из 2 независимых частей:
Когда подготовить
Как уже видно, рассматриваемый регистр крайне важен для налоговиков, поскольку имеет прямое отношение к расчетам с бюджетом по НДС. В связи с этим, срок сдачи журнала счетов-фактур (в 2016 году и далее) приведен в пункте 5.2 среди норм ст. 174 НК РФ, посвященных порядку и срокам уплаты этого налога.
Согласно Налоговому кодексу, крайний срок сдачи журнала – 20-е число месяца, который идет за минувшим кварталом. Он же по НДС выступает налоговым периодом на основании ст. 163 НК РФ.
Поскольку 2016 год благополучно канул в лету, есть смысл упомянуть только срок сдачи журнала счетов-фактур в 2016 году за третий квартал. Он приходится на 20 января 2017 года. По календарю это пятница, что значит – самый крайний срок.
Также самым актуальным для плательщиков НДС становится срок сдачи журнала в 2017 году . Вся информация – ниже в таблице.
Указанная норма также определяет, что журнал учета счетов-фактур фирмы и ИП сдают в налоговые инспекции, где они стоят на учете. Как ранее уже было сказано, этот регистр ведут поквартально, поэтому инспекторы ждут от вас конкретный журнал.
Имейте в виду, что возможности сдавать журнал на бумаге – нет! Абсолютно все должны придерживаться его электронного формата и отправлять по ТКС через своего оператора.
Каким должен быть формат файла журнала учета выданных счетов-фактур , а также полученных, детально изложено в приказе налоговой службы России от 04 марта 2015 года № ММВ-7-6/93.
Кто обязан
Теперь разберемся, кто сдает журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах. Это важный вопрос, поскольку c 1 января 2015 года Федеральный закон от 21.07.2014 № 238-ФЗ внес коррективы в Налоговый кодекс, благодаря которым был существенно пересмотрен состав фирм и ИП, на которых лежит отправлять в свои ИФНС данный регистр.
Рассматриваемый регистр вести и отправлять в свою налоговую инспекцию обязаны посредники в ряде видов сделок, когда действуют в интересах клиентов от своего имени. Для целей НДС, на практике это обычно:
- комиссионеры;
- агенты;
- экспедиторы (привлекают третьих лиц без собственного участия);
- застройщики (привлекают третьих лиц без собственного участия).
Причем при решении вопроса о необходимости сдавать журнал не имеет значения, освобождает ли НК РФ от обязанности рассчитывать и перечислять НДС. Более того: это могут быть и вообще неплательщики данного налога.
Основное исключение при ведении журнала учета счетов-фактур в том, что приведенные посредники не отражают в нем фактуры, которые выписывают на свой гонорар (процент и т. п.).
Обратим внимание, что часть 1 – журнал учета выданных счетов фактур за 2016 и далее – сдают всегда вместе со второй частью. Нельзя сдать только какую-то одну часть либо их по-отдельности.
Роль и значение
Основное, что интересует инспекторов при анализе журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – это противоречия в данных об операциях, которые отражены в этом регистре за квартал. Особенно опасно, когда у них возникают опасения насчет:
- занижения НДС к уплате;
- завышения налога для чрезмерного возмещения.
В подобных случаях Налоговых кодекс (п. 8.1 ст. 88) наделил инспекторов правом в ходе камеральной ревизии истребовать:
- счета-фактуры;
- «первичку»;
- другие документы, которые имеют отношение к спорным операциям.
Однако в идеале, сначала проверяющие должны направить посреднику требование о даче пояснений по поводу журнала (письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).
Вот-вот налоговики начнут в полной мере работать с своей уникальнейшей усовершенствованной электронной системой – АСК НДС-3. В нее автоматически попадают сведения из журнала учета счетов-фактур , отправленного посредником. Далее программа как бы восстанавливает цепочки всех заявленных операций по сведениям о них в счетах-фактурах. И ищет противоречия, нестыковки.
Важно, что журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах продолжает оставаться для посредников основой для заполнения ими декларации по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ).
С 1 октября 2017 года вступают в силу многочисленные поправки по НДС, связанные с вступлением в силу Постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. Так, в частности, с этой даты изменены правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур при расчетах по НДС. Что именно изменилось? Утверждена ли новая форма журнала? Кого освободили от ведения журнала? Действительно ли изменились правила внесения исправлений в журнал? Давайте разбираться.
Кто должен вести журнал: новые уточнения
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется исключительно посредниками, работающими в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Пример такого взаимодействия – комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ). К посредникам также относят:
- экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
- застройщиков, организующих строительство с привлечением подрядчиков.
Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3–12 приложения 3 к Постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
С 1 октября 2017 года в порядке заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур будет конкретизировано, в каких случаях нужно его вести. Прежде речь шла только о деятельности в рамках договоров поручения, агентских договорах и договоров комиссии. Теперь же к этому списку добавили субагентские договора и договора субкомиссии, а также транспортную экспедицию и выполнение функций застройщика.
При этом журнал, как раньше, должны будут вести:
- плательщики НДС, в том числе исполняющие обязанности налоговых агентов, а также лица, освобожденные от уплаты НДС;
- лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Когда журнал не ведется: поправки
Уточняется, что с 1 октября 2017 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур вести не требуется, если:
- по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрел от своего имени;
- комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
- комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в российских ИФНС.
Как в журнале отражать стоимость товаров, ввозимых в Россию
С 1 октября 2017 года в порядке ведения журнала уточнили как в нем отражать стоимость товаров, которые ввозятся в Россию. Так, если в договоре стоимость не указана, то ее можно взять ее из товаросопроводительных документов. Если в документах стоимость также не зафиксирована, то в журнале можно записать стоимость, по которой товары были приняты на учет.
Как фиксировать составные счета-фактуры
Иногда компания фиксирует в одном счете-фактуре и свои товары (работы, услуги), и те, что она реализует как посредник. С 1 октября 2017 года в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур следует закреплять только сведения о тех товарах (работах, услугах), которые относятся к посреднической деятельности. Данные о своих продажах в журнал попадать не должны. До 1 октября 2017 года было не ясно, как действовать в таких ситуациях.
Как вносить исправления в журнал
С 1 октября 2017 года появился четкий алгоритм – как действовать, если нужно внести изменения или исправления в журнал учета полученных и выставленных счетов фактур. Суть сводится к тому, что корректировать журнал следует в том периоде, в котором была зарегистрирована счет-фактура. Действовать нужно так:
- в новой строке запишите счет-фактуру, которую нужно исключить из журнала (с отрицательными цифрами);
- далее (в следующей строке) запишите счет-фактуру с изменениями (с положительными цифрами).
Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, то в журнале нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями. В ситуации, если вы попросту забыли внести в журнал сведения о каком-то счет-фактуре, то добавьте запись о нем в журнале за период, когда счет-фактура был составлен.
Новая форма журнала
Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Однако Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 предусмотрены изменения в форму журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, вступающие в силу с 1 октября 2017 года. С этой даты начнет действовать обновленная форма журнала.
Сразу скажем, что изменений в бланке журнала не много. Так, к примеру, в журнале просто уточнили место для подписи уполномоченного лица, который расписывается в журнале учета счетов-фактур за индивидуального предпринимателя. Приведем бланк новой формы журнала, который действует с 1 октября 2017 года.
Бесплатно бланк новой формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Образец заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, действующего с 1 октября 2017 года.
